Site web pour association : tout ce qu’il faut savoir avant de le créer

Quelles que soient la zone de travail et la taille de l’association, disposer d’un site web permet de trouver des bénévoles, des donateurs, des participants et partager les événements et bien plus. Cependant, le site web de l’association doit être dimensionné à hauteur de ses ambitions.

Pourquoi créer un site internet pour une association ?

Communiquer

Pour une association, le site représente un moyen presque universel d’accès aux informations qui la concerne. En effet, n’importe quel internaute pourra voir vos dernières actualités, vos activités, vos événements, etc. Vous pourrez donc toucher un public large.

Trouver des parties prenantes

Bénévoles, autres associations, donateurs : le site web de votre association est l’outil parfait pour lancer des appels, demander de l’aide et fédérer des partenaires. De surcroît, il est simple de partager les liens et informations du site sur tout type de support.

Gérer les adhésions

Un extranet web permet de gérer les adhésions et inscriptions facilement en gagnant un maximum de temps. En effet, ce sont aux adhérents eux-mêmes de s’enregistrer.

Recevoir des dons en ligne

Un site web peut faciliter la récolte des dons et peut aussi permettre de vendre des objets ou services divers. Ce nouveau moyen de contribution à l’association permet des dons ou achats plus faciles et à toute heure.

Gérer vos événements

Si votre association réalise des événements ou organise des activités, le site web est un très bon moyen de les gérer simplement. Inscriptions, réservation de plages horaires, envois d’emails de rappel, paiements sont facilement intégrables et personnalisables dans votre site internet.

Comment préparer la création du site web de l’association ?

Le site web d’une association comme par une bonne compréhension des besoins permettant de fixer ensuite les objectifs. À partir de ces objectifs, on en découle des fonctionnalités et contenus à mettre en place. Ils s’organisent au sein d’une structure de site qu’il faudra définir.

Il est aussi important de préparer en amont la promotion du site de l’association avant la mise en ligne. Cela peut être payant ou gratuit selon les moyens choisis. Tous ces éléments permettent d’estimer un budget pour le site et de rédiger le cahier des charges.

Définir les cibles et les objectifs du site de l’association

Pour définir vos objectifs, vous devez d’abord définir vos cibles : à qui souhaitez-vous vous adresser avec votre site ? Vos donateurs ? Vos adhérents ? De futurs sponsors ? D’autres associations ?

Pour répondre à ces questions, partez donc de la mission initiale de l’association. Ensuite, demandez-vous en quoi le site va permettre d’accomplir cette mission.

Vous avez tout intérêt à échanger avec vos membres du bureau, adhérents et autres participants afin de recueillir leur point de vue et d’affiner vos objectifs.

Ainsi, votre site va généralement s’adresser à différents publics qui viendront chercher différents types d’informations. Pour leur offrir ce qu’ils cherchent et accomplir la mission de l’association, mettez à plat les éléments suivants :

Le type de cible : donateurs, bénévoles, adhérents, entreprises, grand public…
Son profil : âge, valeurs, opinions,
La raison de sa visite sur votre site
Les contenus qui répondront à la raison de sa visite
Ce que vous pouvez attendre de ce type de cible pour votre association

À partir de ces éléments, vous pouvez accoucher d’objectifs précis, mesurables, atteignables, pertinents et temporellement définis.

Fonctionnalités

Maintenant que vos objectifs sont clairs, vous allez avoir des besoins fonctionnels. Par exemple, pour générer les adhésions et leur renouvellement, il vous faudra un espace adhérent accessible par mot de passe.

Voici les fonctionnalités dont vous pouvez avoir besoin :

Boutique en ligne / e-commerce : si vous vendez des produits dérivés ou autres
Billet en ligne : si vous faites des événements
Planning de réservation : si vous souhaitez que les internautes puissent réserver des places sur votre site
Emailing : pour rappeler aux internautes une date, un nouvel article, un événement, les informer…
Pop-up : pour inciter à l’action les internautes
Intégration des réseaux sociaux : liens vers vos réseaux ou boutons de partage
Espace membre, adhérent, bénévole, donateur : voir plus bas

Structure du site : contenus, menu, arborescence

Vous allez aussi devoir penser aux contenus du site de l’association. À partir de différents sujets que vous souhaitez évoquer et que vos cibles ont besoin, vous allez lister les pages que vous devez rédiger et les classer dans une arborescence.

Parmi celles-ci, on distingue généralement :

Une page d’accueil

Carrefour de votre site et page la plus visitée, elle doit expliquer le message de votre association et donc, rediriger l’utilisateur vers les parties clés du site.

Une page de présentation de l’association

Cette page doit détailler précisément ce que votre association est. De fait, cela inclut votre histoire, votre ADN, votre mission, vos valeurs, vos membres et toute autre information que vous jugerez pertinente.

Une page de recrutement

Pour vos besoins succincts ou permanents de bénévoles, salariés, stagiaires, services civiques, etc. Mettre ainsi vos offres d’emploi sur votre site maximise les candidatures autour du réseau de l’association.

Une page avec les événements à venir

Qu’ils soient physiques ou digitaux, vos événements méritent une place sur votre site ! N’hésitez pas à disposer d’une telle page sur votre site. Selon l’ampleur de vos événements, vous pouvez ajouter des fonctionnalités particulières : inscription, paiement en ligne, partage sur les réseaux sociaux, bandeau promotionnel sur tout le site…

Un blog / une partie actualités

Le blog est comme le journal de votre association : vous pouvez parler et partager la vie de l’association à travers vos actualités. Cependant, cet espace ne s’arrête pas là. Il va vous permettre d’écrire des articles permettant d’expliquer et d’engager vos lecteurs : guides, vidéos, manifestes, pétitions, etc. Il faut donc porter une attention particulière à la partie blog de votre site en créant plusieurs parties par thème et type d’article.

Un espace documentaire

Dans le cas où vous publiez des livres en ligne, des études, des guides, des cartes ou des infographies, l’espace documentaire permet de centraliser ces informations et de les rendre téléchargeables pour les internautes.

Espace membre

L’espace membre est un outil clé pour gérer votre association. Il permet notamment de gagner un temps important par rapport à un traitement administratif manuel. Il va dépendre de la typologie de votre association et du type de public auquel vous le rendez accessible : donateurs, adhérents, bénévoles ?

Mieux gérer les adhésions et leur renouvellement

Sur l’espace membre, les adhérents disposent du détail des informations concernant leur adhésion, leur licence, leurs cotisations. Ils sont prévenus par email ou SMS quand ils doivent la renouveler et peuvent payer en ligne. Ainsi, vous gagnez du temps à gérer cela.

Planification et inscriptions des bénévoles

Vous organisez une grosse manifestation et vous avez besoin de bénévoles ? Vous ouvrez un événement annuel uniquement à vos membres et vous voulez savoir précisément qui viendra. L’espace membre permettra à vos adhérents de s’inscrire facilement sur les créneaux horaires de leur choix. Vous pouvez facilement les déterminer et travailler seulement à combler les « trous » dans le planning, plutôt que de gérer l’intégralité du planning à la main et au téléphone.

Accéder aux documents

Faites de votre espace membre une mine d’informations ! Livres, revues, contacts de l’association, annuaires, présentations sont autant d’informations que vous pouvez facilement rendre disponibles à vos membres sur l’espace. L’avantage ? Vous êtes moins dérangé par vos membres pour avoir une information, car elle est accessible sur l’espace en ligne.

Recevoir des informations

À l’inverse, l’espace membre peut être un outil où vos membres peuvent envoyer des informations : documents légaux, sondages, comptes rendus, textes, vidéos… Cela simplifie et accélère vos travaux.

Arborescence

À partir des pages que vous avez listées, vous allez pouvoir définir comment le site de l’association va s’organiser. Ce squelette, qui ressemble à un organigramme ou une carte mentale, est l’arborescence globale. Ensuite, vous allez sélectionner les pages que vous souhaitez voir apparaître dans le menu de l’association.

Ce menu doit correspondre le plus possible à l’arborescence que vous venez de créer. Il doit être logique et ne pas comprendre plus de sept entrées ni plus de deux sous-niveaux. Faites au plus simple afin de ne pas perdre les internautes.

Contenus

La création des contenus peut être déléguée à un prestataire ou réalisée par l’association elle-même. Dans les deux cas, il faut les rédiger le plus tôt possible dans le projet afin de guider un maximum les graphistes et développeurs dans leurs choix artistiques et techniques.

Budget

À partir des fonctionnalités que vous souhaitez, du nombre de pages, de vos capacités de rédaction et de vos moyens, vous allez arriver à une estimation budgétaire logique pour le projet web de votre association.

Préparer la communication

Afin d’atteindre vos objectifs escomptés de visibilité ou d’utilisation du site, vous avez intérêt à préparer la communication autour du site en amont. Préparer un petit plan de communication avec les éléments suivants :

Actions sur le terrain, les lieux de travail de l’association, les supports physiques
Partage sur les réseaux sociaux : partage des membres, des partenaires, des sponsors, présentation du site sur plusieurs publications, concours, jeux…
Développement de la notoriété sur le web : partage sur d’autres sites, inscription sur des annuaires, le site de la ville, rédaction d’articles, etc.

Vous pouvez ensuite les détailler un maximum, les scinder en plusieurs tâches et les positionner dans le temps à l’aide d’un rétroplanning.

Comment faire son site ? Quel prestataire choisir ?

Pour faire le site d’une association, vous avez trois possibilités : utiliser un CMS et vous débrouiller seul, engager un freelance ou travailler avec une agence.

Si vous n’êtes pas du métier, créer votre site seul limite grandement les possibilités en termes de fonctionnalités et d’évolutions futures. C’est très bien si vous voulez un site très simple qui n’évoluera pas ensuite et que vous n’avez pas de budget. Une fois le site en ligne, vous serez livré à vous-même concernant les mises à jour, l’hébergement, la sécurité et le reste de la maintenance.

Les freelances sont très compétents dans leur domaine et sauront vous accompagner pour de petits projets web. Cependant, ils ne maîtrisent qu’un seul domaine d’expertise quand un site en nécessite plusieurs (graphisme, référencement, développement…). De plus, la maintenance post mise en ligne peut être optionnelle ou négligée. Les tarifs sont néanmoins très compétitifs, à partir de quelques centaines d’euros par jour de travail.

Les agences proposeront des tarifs légèrement plus élevés, mais à juste titre. Elles accompagnent les associations dans la durée. Leurs pôles d’expertise couvrent tous les besoins d’un projet et leurs compétences techniques sont souvent importantes. Ainsi, les agences peuvent réaliser des fonctionnalités plus poussées et surtout assurer le bon fonctionnement du site et son évolutivité dans la durée.

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